Non è vero che abbiamo poco tempo la

verità è che ne sprechiamo molto.

cit. Seneca

Ciao a benvenuti in questo articolo dove ti illustrerò alcune strategie efficaci che ti permetteranno di smettere di perdere tempo ed ottimizzarlo per fare sempre di più ciò che ti piace.

E’ infatti fondamentale smettere di sprecare il tempo perchè non ne abbiamo tantissimo…eppure ne sprechiamo tanto. Prova a fermarti un momento e pensa quante volte nella tua giornata ti trovi a non sapere cosa fare o a fare cose inutili che poi ti fanno dire: “cavolo ho perso tempo”.

Ecco perché da sempre studio e analizzo come gestisco il tempo e trovo strategie efficaci per smettere di sprecarlo!

Premessa

Da quando sono arrivati gli smartphone, siamo tutti costantemente proiettati in un sistema di attenzione istantanea – ovvero quando ci suona il telefono – ci indica che è arrivata una notifica. Quella notifica ci chiede un attenzione immediata sul dispositivo. Solitamente un individuo controlla il suo smartphone oltre 300 volte in un giorno…noi allo stesso modo,  prendiamo il dispositivo guardiamo la notifica e vediamo che cosa è successo.

Cosa hanno di male le notifiche?

Tendenzialmente quando facciamo questa attività stiamo togliendo il focus dell’attività che stavamo facendo prima.

Immaginatevi quindi di essere super concentrati su un’attività e vi arriva una notifica, vi girate, vi sconcentrate e di conseguenza perdete il focus che avevate sull’attività precedente.

Perché le notifiche fanno perdere tempo?

Le notifiche hanno appiattito il nostro sistema di urgenza. Quando suona il telefono tutto diventa urgente, aver ricevuto un like o una email diventa la stessa cosa…tutto assume lo stesso valore.

Questo comporta che ci concentriamo ora su una, ora su un’altra cosa ed in men che non si dica perdiamo una vagonata di tempo.

Ricordati: ogni volta che noi togliamo il focus quello che stiamo facendo per metterci a fare altro abbiamo perso del tempo.

Quali sono le strategie per smettere di perdere tempo?

Ne ho individuato alcune ma partiamo innanzitutto dalla prima:

Metodo First Big o metodo delle priorità

Per spiegartela farei un esempio:

Immaginate di essere un lottatore in un’arena e ritrovarti di fronte a due lottatori uno più grande, più grosso e più forte e dall’altra parte uno piccolino, minutino, meno forte.

Da quale parti per primo? Quale affronti per primo?

Normalmente ci verrebbe da rispondere, “affronto quello più piccolino che tanto così me lo tolgo prima” e poi dopo passo all’altro.

Il metodo FIRST BIG ci dice di affrontare prima il l’energumeno, quello grosso, perchè magari appena entrati nell’arena siamo super carichi, pieni di energia e quindi possiamo fronteggiare al meglio l’energumeno.  Sappiamo anche di conseguenza che ci metteremo più tempo per batterlo ma sappiamo anche che quando avremo finito sapremmo che avremo meno energie ma sapremo quante ne avremo. Con quelle quantità di energia potremo affrontare poi quello più piccolino.

Ok Carlo ma cosa centra l’arena con il fatto di smettere di perdere tempo? Te lo spiego subito.

Nel mondo del lavoro abbiamo tante piccole attività da fare è un’attività grossa. Se iniziamo a fare quelle tante piccole attività mettiamo un sacco di focus un sacco di energia un sacco di tempo su ogni piccola attività, ci stanchiamo e a fine giornata ci troviamo con ancora quella attività grande da fare e probabilmente cosa succederà? La rimanderemo al giorno successivo. Questo rimandare al giorno successivo comporta un immane dispendio di tempo nella nostra mente fino a che non ci togliamo quella attività.

Il metodo FIRST BIG ci dice di affrontare prima le cose più grosse più noiose, solitamente sono anche le più laboriose, in modo da concentrare tutto il tuo sforzo e di ottimizzare la tua produttività all’interno di quell’attività e poi passare alle attività più piccole.

Nota bene: non per tutti la produttività arriva nello stesso momento. C’è chi è di molto più produttivo alle 8 di mattina o chi molto più produttivo alle nove di sera quindi conviene sempre darci una sorta di lista di queste priorità partendo sempre ha fatto di fare prima le cose più grandi e poi fare quelle più piccole però in modo tale da poter concentrare sempre la maggior parte delle nostre energie sulle cose grandi e poi solo successivamente su quelle piccole.

Seconda strategia per smettere di perdere tempo. Schedula!

Una delle cose che ho imparato in questi anni di lavoro è stata quella di schedulare in categorie tutto quello che devo andare a fare nel corso di una giornata.

Creo quindi giornalmente delle categorie di attività da fare con le loro relative sottocategorie. Così facendo hai una visione di quanto tempo ci metterai a fare ogni singola task.

Facciamo un esempio, se oggi so che devo fare un restyling di un sito web e all’interno della categoria “restyling sito web” inserisco che oggi dovrò mettere due foto, so che ci metterò relativamente poco tempo. Se invece devo creare ex novo 34 pagine probabilmente so che il tempo che ci metterò a fare quell’attività sarà maggiore. Saprò quindi, secondo il metodo delle priorità, da quale cominciare.

Categorizzare le task ci permette inoltre di avere sempre sotto mano è un’idea del tempo che abbiamo bisogno per affrontare ogni singola task.

Terza strategia. Luogo di produttività

Il luogo di produttività non è una banalità perché un posto che ti

concentri e che ti dia al contempo la possibilità anche di rilassarti ma senza evadere, ti può davvero aiutare a smettere di perdere tempo e  ad aumentare la produttività.

Immaginiamo di avere una scrivania piena di fogli, penne, evidenziatori, e tutto un po’ posizionato in maniera disordinata. Quando ti servirà una cosa, perderai del tempo per sistemare per cercare quello di cui avevi bisogno.

Io ad esempio cercato, nel mio desk, di lasciare solo l’essenziale: pc, monitor tazza di caffé (che non deve mancare) e basta. Non ci deve essere nient’altro che mi sconcentri sulla scrivania.

Un’altra cosa importante sono gli elementi di cui ti circondi come ad esempio le piante. A me concentrano parecchio e mi permettono anche di evadere evadere ma senza distrazioni.

Se infatti in ufficio non avessi una finestra, fosse tutto grigio e disordinato, probabilmente sarei sempre in qualche modo sconcentrato e portato a cercare dell’altro.

Mentre invece il mio obiettivo è concentrarmi sul mio lavoro e sui miei focus.

Quarto consiglio. Non sprecare il tuo tempo

Se sei è arrivato fin qui, probabilmente ti sembrerà banale questo consiglio. Prova però a pensare – nella tua giornata – quanti minuti perdi. Magari sei in coda alle poste, o magari sei in una coda telematica, in attesa che un centralino ti risponda. Magari devi chiedere qualcosa ad un collega ma è impegnato…insomma, stai perdendo tempo e minuti preziosi.

Potresti ottimizzare la tua produttività facendo fruttare quei minuti.

Qualche mese infatti sono diventato pendolare quindi viaggio spesso col treno e con la macchina e perdo diverse ore sui mezzi. All’inizio stavo prevalentemente lì col mio cellulare su instagram vedevo un pochino che cosa succedeva, like, follower, commenti, in realtà cazzeggiavo.

Ho poi compreso che potevo sfruttare al meglio quel tempo per accrescere ad esempio le mie competenze. Quindi ho frequentato  dei corsi, ho seguito dei podcast mentre viaggiavo, ho visto dei video formativi. Ho quindi sfruttato il tempo che ho per fare della crescita personale.

Ognuno può sfruttarlo per quello che gli pare. A volte ad esempio mi porto avanti col lavoro aprendo il pc ed iniziando a guardarmi le mail.

Tecnica successiva: Fai delle pause!

Spesso quando devo preparare le slide per i meeting dove vado a parlare mi rendo conto di fare delle sessioni di cinque, sei, sette ore di fila senza pause. Alla fine di queste sessioni di lavoro intenso, non ho più energia mentale per nient’altro.

Quindi è importante davvero fare delle pause intervallate all’interno di questi momenti di super produttività.

A tal proposito ci viene infatti in aiuto la tecnica del pomodoro.

Non è una tecnica che ho inventato io, è una tecnica di concentrazione che ti permette di concentrarti in un determinato periodo di tempo.

Prendo il mio timer e importo 25 minuti. In questi 25 minuti di focus mi concentro su una determinata task. Finiti i 25 minuti mi concedo una pausa di 5 minuti o 10 minuti.

E vai avanti così per un po’ di sessioni a seconda della durata di quella task.

Questa tecnica introduce anche un meccanismo interessante: dovere e premio

So che devo fare questo lavoro ma alla fine ne avrò un premio (la pausa).

Ho inserito altre strategie davvero interessanti all’interno del video qui sotto.

Puoi anche far clic qui per vederlo sul mio canale youtube.

Fammi sapere cosa ne pensi e a presto!